“Zalig hoe we onze kostbare tijd niet in admin, maar in de groei van Yuma Labs kunnen stoppen”

About Yuma Labs

Het Antwerpse Yuma Labs brengt circulaire zonnebrillen op de markt, gemaakt uit gerecycleerd plastic. Ze richten zich daarbij op de B2B-markt en werken voornamelijk samen met externe modebedrijven. Zo helpen ze bedrijven te transformeren naar een circulair business model. Het bedrijf werd opgericht in 2015 door Sebastiaan de Neubourg, later werd Lenja Doms medezaakvoerder. 

Op termijn droomt het duo ervan om het concept achter circulaire energie te laten doorbreken in Europa & Amerika. Vandaag houdt Lenja zich vooral bezig met het sales- en marketingluik van de organisatie, waar Sebastiaan al het technische voor zich neemt, van productie tot recyclage. 

Quick recap

Founders Lenja en Sebastiaan hadden hun handen vol met de administratie van Yuma Labs. Niet ideaal voor een bedrijf dat in volle groei is. Het duo wilde dan ook liever hun tijd steken in de ontwikkeling van hun start-up. Daarnaast waren de administratieve taken hard versnipperd en was er weinig structuur. 

Dankzij Gig & Grow, konden Lenja en Sebastiaan hun admin volledig loslaten, hun focus terugvinden én orde scheppen in de adminchaos. Dat deden we onder andere door:

• Structuur in de admin aan te brengen
• Een bedrijfswiki op te zetten
• De boekhouding voor te bereiden
• De looningave te doen en de payroll te verwerken

“Zowel Sebastiaan als ik zijn geen fan van administratie doen, terwijl het wel belangrijk is voor de professionalisering en groei van Yuma Labs. Dankzij Gig & Grow is het ongelooflijk hoe snel we hier nu in kunnen gaan.” - Lenja Doms, co-founder Yuma Labs.

The challenge

Geen structuur

De administratieve taken waren hard versnipperd over het hele bedrijf. Daarbovenop kwam nog eens dat niemand binnen Yuma Labs de tijd had om hier orde in te scheppen en structuur aan te brengen. Iedereen had namelijk al zijn handen vol aan operationele taken.

Geen interne verantwoordelijke

De founders twijfelden om iemand aan te werven om het administratiebeheer uit te voeren - maar dat zou in de groeifase waarin Yuma Labs zit niet logisch zijn. Tegelijkertijd wilden de founders de administratie ook niet aan de bestaande teamleden overdragen. Naast het feit dat hun werknemers daar weinig tijd voor hadden, ging het ook over gevoelige informatie die niet zomaar aan iedereen toevertrouwd kan worden.

Wat je zelf doet, is ‘gratis’

De administratie uitbesteden, zou geld kosten - de founders redeneerden dat alles wat ze zelf deden, ‘gratis’ was. Een redenering die al snel niet volledig bleek te kloppen, want Lenja en Sebastiaan ontdekten al snel dat ze op deze manier hun kostbare tijd spendeerden aan zaken die ze niet graag deden of niet goed in waren.

The solution

Structuur creëren

We namen de admin van Yuma Labs volledig onder handen. We brachten de nodige structuur aan binnen de administratie - één van de meest cruciale stappen voor start-ups die willen professionaliseren. Alles heeft zijn eigen plekje, de juiste (interne) informatie is snel op te vragen door de founders en hun team én doordat zaken correct worden vastgelegd, is het voor Lenja en Sebastiaan ook gemakkelijker om hun strategie vol te houden.

Wekelijkse check-ins

Dankzij een wekelijkse check-in, blijven Yuma Labs en Gig & Grow altijd in sync. Om vlotte meetings te garanderen, werken we aan de hand van een gestructureerde to do-pagina, die overzicht biedt en toont of we on track zitten. Dankzij deze check-ins, staan we dicht bij Yuma Labs, en weten de founders wanneer ze kunnen sparren over bepaalde vraagstukken. De documentatie biedt een fijn fundament waar de founders altijd op kunnen terugvallen.

Founders doen waar ze goed in zijn

Het allerbelangrijkste? Gig & Grow geeft Lenja en Sebastiaan de tijd om hun te focussen op wat ze het liefst doen: Yuma Labs verder laten groeien. Doordat het duo hun administratieve taken uitbesteedt aan Gig & Grow, is dat alvast een - volgens de founders - rotklusje minder.

“Bij de term ‘virtual admin support’ dacht ik altijd dat je jouw virtuele assistent nooit zou zien en eigenlijk zelfs niet kent. Lien en Julien tonen dat het heel anders kan, want Gig & Grow voelt net heel dichtbij. En dat geeft vertrouwen. Dankzij onze wekelijkse check-ins, ontdek ik steeds nieuwe manieren om Yuma Labs te optimaliseren of uit te breiden. Zalig hoe we nu onze kostbare tijd niet langer in admin moeten stoppen, maar kunnen gebruiken om Yuma Labs verder te laten groeien!” - Lenja Doms, co-founder Yuma Labs